在COVID-19期间开展业务：您的业务是否合规？
在COVID-19期间开展业务：您的业务是否合规？
詹姆斯·吉尔默（James Gilmer）
COVID-19大流行改变了我们的经商方式。美国各地的公司已采取政策和程序来确保持续运营和员工安全。最值得注意的是，许多企业已转移到远程工作环境。虽然有远程安排 很多好处，小企业主应了解合规性注意事项。
特别是，小企业主应该花时间来审查他们在每个州的注册代理商。注册代理商是国家记录中法律指定的企业联系点。当法院，流程服务器和国家机构希望与您的公司联系时，他们几乎总是与注册代理联系。
在几乎每个州，注册代理必须保持实际地址，并可以在正常工作时间内接收法律和政府通知。诸如送达过程，传票和工资证明之类的文件会亲自交付给注册代理。他们通常要求现场个人签名以确认收货。这些文档对时间敏感，通常需要在几天或几周内做出回应或采取措施。
根据COVID-19，许多企业可能会发现自己不遵守规定的风险。由于注册代理通常只需要该州的实际地址，因此许多企业主只需在州记录中列出其公司地址即可。在“正常”情况下，这可能是合适的安排。毕竟，在COVID-19之前，正常工作时间内他们还会在哪里？
现在，随着 绝大多数 在家工作的非必要员工（和企业主）之间存在明显的差距。过去在正常工作时间里人员配备齐全的实体营业场所基本上是空的。并且，由于没有人可以接收流程服务，因此错过交付的机会大大增加。
再次提醒您，注册代理不会接收和处理常规邮件。任命未能履行其法律职责的注册代理人可能会给企业造成昂贵的后果。缺少时间敏感的法律文件可能会导致您不知情的情况下对您的业务采取法律行动。法院可以作出缺席判决。国家可能会根据管理协议解散您的业务。
找出并弥合潜在的合规差距
那么，作为企业主，您如何缩小差距？信不信由你，解决方案非常简单。
第一步是了解您当前的注册代理商是谁。每个州都有一个可公开搜索的数据库，您可以在其中查找您的业务实体及其注册代理。如果您的公司在多个州注册，或者您有多个实体，请确保重复此过程。如果您的企业拥有任何专业许可，请确保与相关许可机构和董事会联系。您可能需要任命注册代理才能获得许可。
尽职调查的结果可能会让您感到惊讶。随着业务的发展和壮大，您可能已经任命了一组注册代理人，包括个人，律师事务所和服务公司。您可能会注意到某些地址已过期。您甚至可能找到不再与您的公司关联的个人和供应商！
确保所有文书工作都是最新的
一旦知道了您的注册代理商是谁，就该采取行动了。在每个州，企业都必须 保持 当前的注册代理商。这意味着您可能需要向国务卿提交文件，以更新您企业的注册代理。别忘了，即使在COVID-19期间，即使州记录中列出了正确的公司地址，您也可能需要进行更改以确保您仍然收到重要的法律和政府通知。
如果您的企业由多个实体组成，在多个州注册或正在远程运营，请考虑任命注册的代理服务公司。即使在这些前所未有的时期，注册的代理公司也会配备人员，并可以代表您的企业接收交货。选择全国范围内的注册代理商提供商可以帮助您满足业务增长的任何需求。并且，使用一个注册代理来满足您的所有需求，从而简化了供应商管理和应付帐款。
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如果您选择在州记录中列出您的营业地点，请确保所有个人都了解其角色的重要性。这可能涉及为可能与流程服务器联系的员工实施培训和流程。每个人都应该知道为什么在您的营业地点提供这些文件。他们应该能够在通知后立即与您，您的法律顾问或有关各方联系。他们应该拥有将文档转发给您的工具。
持续检查您的注册代理和其他持续的合规责任。随着您的业务发展并扩展到其他州，请确保您的注册代理符合这些地方的要求。并且，与其他任何策略一样，如果您发现当前的方法成本太高或风险太大，请进行调整。
准备是关键
任何企业主都不想处理诉讼。如果发生这种情况，适当的准备很关键，而这一切都要从公司的注册代理商开始。总体而言，研究您企业的注册代理并提交文件以更新公共记录的过程可能只需要几个小时，而且好处很大。
通过执行此过程，您可以确定并弥合潜在的合规性差距。更甚的是，您知道自己有一个负责任的卖方和个人网络作为公司的注册代理，因此您可能会放心。而且，在COVID-19期间，我们现在都可以使用省心的方法。
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